Datenschutz

1. Verantwortlicher und Kontakt

RLmedia · Fotobox NB
Inhaber: Robert Latendorf
Warliner Straße 4
17039 Neuenkirchen, Deutschland
Telefon: +49 395 5718178-0
E-Mail: info@fotobox-nb.de

Ihre Datenschutzanliegen und Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie an diese Kontaktdaten richten.

2. Datenarten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

Je nach genutztem Angebot verarbeiten wir Kontakt- und Stammdaten, Veranstaltungs- und Vertragsangaben, Nachrichten, Foto- und Videoaufnahmen, gegebenenfalls Audioaufnahmen und freiwillig angegebene Namen oder Motivtexte sowie technische Zugriffs-, Geräte- und Sicherheitsdaten. Nicht jedes Angebot benötigt alle diese Daten.

• Einwilligung: Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, etwa für freiwillige KI-Fotoaktionen, gesonderte Veröffentlichungen oder einwilligungsbedürftige Zusatzdienste.
• Anfrage und Vertrag: Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für die Bearbeitung vertragsbezogener Anfragen und die Erfüllung von Verträgen mit der betroffenen Person.
• Rechtliche Pflichten: Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, insbesondere für gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten.
• Berechtigte Interessen: Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO, insbesondere am sicheren Websitebetrieb, der Abwehr von Missbrauch und der Bearbeitung allgemeiner Kommunikation. Dabei sind Ihre entgegenstehenden Interessen und Rechte zu berücksichtigen.

Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder den Zugriff darauf gilt zusätzlich § 25 TDDDG. Einwilligungsbedürftige Vorgänge setzen Ihre Einwilligung voraus; die gesetzliche Ausnahme betrifft insbesondere technisch unbedingt erforderliche Vorgänge.

3. Hosting, Serverzugriffe und technische Sicherheit

Unsere Website und die von uns bereitgestellten Eventgalerien werden bei Alfahosting GmbH, Edmund-von-Lippmann-Straße 13–15, 06112 Halle (Saale), Deutschland, gehostet. Unsere Speicherung von Originalfotos, Ergebnissen und Galerien erfolgt auf Servern in Deutschland. Die gesonderte Verarbeitung durch KI-Anbieter ist in Abschnitt 9 beschrieben.

Beim Aufruf können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Datei oder Seite, HTTP-Status, Browser- und Betriebssystemangaben sowie die verweisende Seite in Serverprotokollen verarbeitet werden. Dies dient der Auslieferung, Fehleranalyse und Sicherheit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Sicherheitsrelevante Protokolle können zur Aufklärung konkreter Vorfälle und zur Rechtsverfolgung länger erforderlich sein.

Informationen des Hostinganbieters: Datenschutz bei Alfahosting.

Die Website verwendet HTTPS zur verschlüsselten Übertragung. Für den Schutz der WordPress-Installation setzen wir unter anderem Wordfence von Defiant, Inc., USA, ein. Dabei können IP-Adressen, Zugriffsversuche und sicherheitsbezogene Ereignisse zur Erkennung und Abwehr von Angriffen verarbeitet werden. Je nach genutzter Sicherheitsfunktion können Daten an Defiant übermittelt werden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz der Website nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Informationen: Datenschutzhinweise von Wordfence.

4. Cookies, Sprache und Einwilligungseinstellungen

Wir verwenden CookieYes zur Verwaltung Ihrer Datenschutzeinstellungen. Anbieter ist CookieYes Limited, 3 Warren Yard, Warren Park, Wolverton Mill, Milton Keynes, MK12 5NW, Vereinigtes Königreich. Ihre Auswahl und die für ihren Nachweis benötigten Angaben können gespeichert werden, damit Ihre Entscheidung berücksichtigt wird. Die Verwaltung und Dokumentation von Einwilligungen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO in Verbindung mit den gesetzlichen Nachweispflichten, ergänzend Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO für einen funktionsfähigen Einwilligungsmechanismus.

Technisch notwendige Speicherungen und Zugriffe richten sich nach § 25 Abs. 2 TDDDG. Für andere Speicherungen und Zugriffe ist grundsätzlich Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG erforderlich; die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich insbesondere nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

Über die Schaltfläche für Cookie-Einstellungen können Sie Ihre Auswahl erneut öffnen, ändern und erteilte Einwilligungen für die Zukunft widerrufen. Details zu den dort aufgeführten Diensten und Speicherzeiten entnehmen Sie den Einstellungen. Das Löschen von Browsercookies kann dazu führen, dass Ihre Auswahl erneut abgefragt wird.

Für die mehrsprachige Darstellung verwenden wir WPML. Dabei kann die gewählte Sprache gespeichert werden, um Ihnen die entsprechende Sprachfassung anzuzeigen. Cache- und Darstellungsfunktionen, unter anderem WP Rocket, dienen der schnellen und stabilen Auslieferung der Website.

Informationen des Anbieters: Datenschutz bei CookieYes.

5. Anfragen, Formulare, E-Mail und Buchungen

Wenn Sie uns kontaktieren, verarbeiten wir Ihre übermittelten Angaben zur Beantwortung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Dazu können Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Firma, Veranstaltungstermin, Veranstaltungsort, gewünschte Module und Ihre Nachricht gehören. Die Website verwendet hierfür unter anderem WordPress-Formulare mit WPForms.

Bei einer Anfrage zur Buchung oder Durchführung eines Vertrags ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstiger Kommunikation stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO und unser Interesse an der Bearbeitung Ihres Anliegens. Soweit Sie im Namen eines Unternehmens handeln, kann die geschäftliche Kommunikation ebenfalls auf diesem berechtigten Interesse beruhen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.

Pflichtangaben sind im jeweiligen Formular gekennzeichnet. Ohne notwendige Kontakt- oder Veranstaltungsangaben können wir Ihre Anfrage gegebenenfalls nicht sinnvoll bearbeiten. Freiwillige Angaben sind für die Nutzung der Website nicht erforderlich.

Spamschutz des Anfrageformulars

Wir verwenden die integrierten Schutzfunktionen von WPForms zur Abwehr automatisierter und missbräuchlicher Anfragen, einschließlich einer technischen Prüfung und einer Mindestzeit bis zum Absenden. Google reCAPTCHA wird im Anfrageformular nicht eingesetzt. Die Nutzung des Formulars hängt nicht von einer Einwilligung in optionale Dienste ab. Die hierfür erforderliche Verarbeitung dient unserem berechtigten Interesse an einer sicheren und zuverlässigen Bearbeitung von Anfragen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Für technisch unbedingt erforderliche Speicherungen oder Zugriffe gilt § 25 Abs. 2 TDDDG.

6. Fotoboxen, Fotospiegel und weitere Eventmodule

Bei der freiwilligen Nutzung unserer Eventangebote können Fotos, Videos oder bei entsprechenden Modulen auch Audioaufnahmen entstehen. Die Verarbeitung dient dem gewünschten Ergebnis, beispielsweise einem Sofortdruck, digitalen Download, Fotoalbum, Audiogästebuch oder einer Eventgalerie. Je nach Modul können freiwillige Zusatzangaben wie ein Vorname, ein Motivtext oder eine E-Mail-Adresse verarbeitet werden.

Die Vertragsabwicklung gegenüber dem buchenden Kunden erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO. Die Teilnahme von Gästen und die hierfür erforderliche Einwilligung sind davon zu unterscheiden: Ein Vertrag mit dem Veranstalter ersetzt nicht automatisch die Einwilligung der abgebildeten Personen. Für freiwillige Aufnahme- und Gestaltungsaktionen kommt insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO zur Anwendung.

Bei Veranstaltungen, bei denen wir ausschließlich im Auftrag eines Veranstalters handeln, bestimmt dieser die Zwecke und den Umfang der Verarbeitung. In diesem Fall gelten ergänzend dessen Datenschutzhinweise und die vereinbarten Auftragsverarbeitungsregelungen. Wir unterstützen im Rahmen unserer Zuständigkeit bei Datenschutzanfragen.

7. Galerien, QR-Downloads, Slideshow und Veröffentlichung

Für die Bereitstellung von Ergebnissen können Onlinegalerien, Einzel- und Sammeldownloads sowie QR-Code-Links verwendet werden. Je nach gebuchtem Angebot können Bilder außerdem auf einer Event-Wall, einem Bildschirm, über einen Beamer oder als Fotomosaik angezeigt werden. Umfang, Zugang und Empfängerkreis richten sich nach dem jeweiligen Angebot und der Veranstaltung.

Bitte geben Sie Galerie-Zugangsdaten und persönliche Downloadlinks nur an berechtigte Personen weiter. Wer einen entsprechend freigegebenen Zugang oder Link erhält, kann gegebenenfalls auf die zugeordneten Inhalte zugreifen und diese herunterladen. Bereits rechtmäßig heruntergeladene Kopien auf fremden Geräten werden durch eine Löschung in unserer Galerie nicht automatisch entfernt.

Eine öffentliche Präsentation oder werbliche Veröffentlichung ist ein eigener Verarbeitungszweck. Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, ist sie gesondert einzuholen; die bloße Teilnahme an einer Fotoaktion ist keine pauschale Freigabe für die Veröffentlichung auf unserer Website oder in sozialen Netzwerken.

8. Freiwillige Kontaktdaten und Leadaktionen

Bei einzelnen Firmenaktionen können Teilnehmer freiwillig Kontaktdaten für einen Download, eine Gewinnaktion oder eine gewünschte weitere Kontaktaufnahme angeben. Welche Angaben an welchen Veranstalter übermittelt werden und wofür dieser sie verwenden möchte, muss bei der jeweiligen Aktion erkennbar sein.

Die Bereitstellung eines Bildes und eine Einwilligung in Werbung sind unterschiedliche Zwecke. Eine werbliche Kontaktaufnahme setzt die jeweils erforderliche Rechtsgrundlage voraus; eine gesondert erteilte Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Für die weitere Verarbeitung durch den benannten Veranstalter gelten dessen Datenschutzhinweise.

9. KI-Bilder, Karikaturen und KI-Videos

Für KI-Sketches, Karikaturen und die Motivfotos unserer Digital Booth setzen wir OpenAI ein. Für die KI-Bearbeitung aufgenommener Videoclips verwenden wir Runway AI, Inc. Die hierfür ausgewählten Fotos oder Clips und die notwendigen Gestaltungsangaben werden zur Verarbeitung an den jeweiligen Dienst übermittelt. Die Ergebnisse werden anschließend für die gewählte Eventfunktion bereitgestellt.

KI-Verarbeitung kann Gesichter, Kleidung, Accessoires, Körperdarstellung und Umgebung verändern. Ergebnisse können vom Original abweichen und Fehler enthalten. Nutzen Sie nur Aufnahmen, zu deren Verarbeitung Sie berechtigt sind; bei Gruppenaufnahmen sind die Rechte und Einwilligungen aller betroffenen Personen zu beachten. Bei Minderjährigen sind erforderliche Erklärungen der Sorgeberechtigten zu berücksichtigen.

Die freiwillige Verarbeitung von Teilnehmeraufnahmen für die gewählte KI-Funktion stützen wir insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Ohne die erforderlichen Aufnahmen und Gestaltungsangaben kann die jeweilige KI-Funktion nicht erbracht werden. Die bloße Nutzung der Informationsseiten erfordert keine Übertragung eigener Fotos oder Clips an diese KI-Dienste.

Die Speicherung unserer Galerien in Deutschland bedeutet nicht, dass sämtliche KI-Verarbeitung ausschließlich in Deutschland oder in der EU stattfindet. Bei OpenAI und Runway sowie deren eingesetzten Unterauftragnehmern kann eine Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, erfolgen. Maßgeblich sind das eingesetzte Produkt, die vertraglichen Regelungen und die jeweiligen Einstellungen; eine ausschließlich deutsche oder europäische KI-Verarbeitung wird hier nicht zugesagt.

Für die geschäftliche Verarbeitung von EWR-Daten sieht OpenAI grundsätzlich OpenAI Ireland Limited als Vertragspartner vor. Die Regelungen zur Verarbeitung im Auftrag und zu internationalen Übermittlungen finden Sie im OpenAI Data Processing Addendum. Weitere Informationen: OpenAI-Unterauftragnehmer und Datenschutzhinweise von Runway.

Hinweise der KI-Anbieter zu Speicherung und Weiterverwendung

OpenAI beschreibt für seine API, dass übermittelte Daten standardmäßig nicht zum Modelltraining verwendet werden, sofern keine entsprechende Datenfreigabe erfolgt. Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle können nach den veröffentlichten Standardregeln bis zu 30 Tage oder in begründeten Ausnahmefällen länger gespeichert werden. Weitere Speicherungen hängen von der verwendeten Funktion ab. Einzelheiten: Datenkontrollen und Speicherregeln der OpenAI-API.

Die allgemeinen Runway-Nutzungsbedingungen sehen eine mögliche Nutzung von Eingaben und Ergebnissen zur Verbesserung und zum Training der Systeme vor. Abweichende Regelungen können sich aus gesonderten Vereinbarungen für Unternehmenskunden ergeben. Ob und welche abweichenden Regelungen für eine konkrete Aktion gelten, ist vor deren Durchführung zu klären. Eine allgemeine Zusage, dass bei Runway keine Weiterverwendung stattfindet, wird hier nicht gegeben.

Die Löschfristen unserer eigenen Galerie und QR-Downloads gelten nicht automatisch für die externen KI-Dienste. Die einschlägigen Nutzungsbedingungen ersetzen nicht die jeweils erforderlichen datenschutzrechtlichen Vereinbarungen und Informationen.

Eine pauschale Zusage, dass externe Anbieter alle Daten sofort nach einem Event löschen oder ausschließlich in Deutschland verarbeiten, erfolgt nicht. Auskünfte zu der für eine konkrete Veranstaltung eingesetzten Verarbeitung können Sie über unseren Datenschutzkontakt anfordern.

10. Bewertungen, Trustami und ReviewForest

Unsere Website bindet Bewertungsanzeigen von Trustami GmbH, Friedrich-Wilhelm-Straße 68, 12103 Berlin, Deutschland, ein. Beim Laden der Bewertungsanzeige können insbesondere IP-Adresse, Browserangaben und die aufgerufene Seite an Trustami übermittelt werden. Zweck ist die Darstellung zusammengefasster Bewertungen und die Information über Erfahrungen mit unserem Angebot. Wir laden diese Anzeige erst nach Ihrer Einwilligung in die Kategorie „Externe Inhalte“. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO; soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden, zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ ändern.

Für unsere Bewertungs- und Baumaktion verweisen wir auf ReviewForest. Wenn Sie einen externen Bewertungs- oder ReviewForest-Link aufrufen, gilt für die Verarbeitung auf der Zielseite die dortige Datenschutzerklärung. Bei eingebundenen externen Inhalten werden technisch erforderliche Verbindungsdaten bereits beim Laden an den jeweiligen Anbieter übertragen. Weitere Informationen: Trustami und ReviewForest.

11. Externe Links und soziale Netzwerke

Unsere Website enthält Links zu Partnern, Bewertungsportalen und sozialen Netzwerken. Ein gewöhnlicher Link führt erst bei seinem Aufruf zur Zielseite. Dort kann der jeweilige Anbieter Daten in eigener Verantwortung verarbeiten, insbesondere wenn Sie dort angemeldet sind. Das gilt beispielsweise für die verlinkten Profile bei Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube und X. Für eingebettete Inhalte ist im Unterschied zu einem einfachen Link bereits deren Ladevorgang zu berücksichtigen.

12. Empfänger und internationale Übermittlungen

Daten können, soweit für den jeweiligen Zweck erforderlich, an Hosting-, Kommunikations-, Sicherheits- und KI-Dienstleister sowie an den bei einer konkreten Eventaktion benannten Veranstalter übermittelt werden. Daneben kommen Steuerberatung, Zahlungsabwicklung, Behörden oder sonstige gesetzlich berechtigte Empfänger im Rahmen der Vertragsabwicklung oder rechtlicher Pflichten in Betracht. Eine Veröffentlichung ist davon zu unterscheiden und benötigt eine eigene Rechtsgrundlage.

Bei einer Verarbeitung durch Dienstleister in unserem Auftrag sind die Anforderungen des Art. 28 DSGVO zu beachten. Für Übermittlungen in Staaten außerhalb des EWR gelten zusätzlich Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Anbieter kommen ein einschlägiger Angemessenheitsbeschluss oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, in Betracht. Eine Einwilligung in die KI-Nutzung ersetzt diese Anforderungen nicht pauschal. Informationen zu den für den konkreten Einsatz maßgeblichen Garantien und gegebenenfalls eine Kopie können Sie bei uns anfordern.

13. Speicherung und Löschung

• Eventgalerien: Die Online-Bereitstellung erfolgt für sechs Monate nach der Veranstaltung.
• Fotos zum QR-Code-Download: Diese werden für vier Wochen bereitgestellt.
• Sonstige lokale Eventaufnahmen: Soweit sie nicht für die vereinbarte Galerie oder den QR-Download benötigt werden, werden sie nach der Veranstaltung gelöscht.
• Anfragen und Kommunikation: Die Speicherung richtet sich nach der Bearbeitung des Anliegens und einer gegebenenfalls anschließenden Vertragsabwicklung. Daten werden gelöscht, wenn sie hierfür nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen berechtigten Gründe entgegenstehen.
• Vertrags- und Abrechnungsunterlagen: Die Aufbewahrung richtet sich nach der jeweiligen gesetzlichen Dokumentenart. Regelmäßig gelten acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für aufbewahrungspflichtige Handels- und Geschäftsbriefe sowie zehn Jahre für bestimmte Bücher und Abschlüsse. Abweichende gesetzliche Pflichten und erforderliche Aufbewahrungen zur Rechtsverteidigung bleiben zu berücksichtigen.

Eine längere Verarbeitung für einen anderen Zweck benötigt eine eigene Rechtsgrundlage. Die genannten Bereitstellungsfristen für unsere Galerien und QR-Downloads sind keine Zusage identischer Speicherzeiten bei externen KI-Anbietern. Für eine dort erforderliche Löschung und die Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an uns wenden. Server-, Sicherheits- und Sicherungsdaten unterliegen ihrem jeweiligen technischen Sicherungszweck und den dafür maßgeblichen Erforderlichkeits- und Löschkriterien.

14. Ihre Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16, Löschung nach Art. 17, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 und Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Widerspruch: Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, nach Art. 21 DSGVO Widerspruch einlegen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit Widerspruch einlegen, ohne hierfür besondere Gründe nennen zu müssen.

Bitte richten Sie Ihre Anliegen an info@fotobox-nb.de. Zur Zuordnung eines Eventbildes helfen uns Veranstaltung, Datum und gegebenenfalls ein Bild- oder Downloadverweis. Bitte senden Sie nur die hierfür notwendigen Informationen.

15. Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere im Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Sitz ist insbesondere zuständig:

Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Schloss Schwerin, Lennéstraße 1
19053 Schwerin
Telefon: +49 385 59494-0
E-Mail: info@datenschutz-mv.de
Kontakt und Beschwerdemöglichkeiten

16. Automatisierte Entscheidungen und Aktualisierung

Die KI-Funktionen dienen der kreativen Gestaltung von Bild- und Videoinhalten. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder einer ähnlich erheblichen Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Wir passen diese Hinweise an, wenn sich unsere Verarbeitungen oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Bitte beachten Sie zusätzlich die Hinweise und Einwilligungsinformationen bei der jeweils genutzten Eventaktion.